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关于规范档案有关查档借档工作的通知

时间:2021-04-07    作者:    出处:本站


随着学校不断发展和完善,学校各部门和社会对学校档案的利用也日益增加。为使学校档案利用工作更好地服务于教学、科研和管理,服务于社会,根据《中华人民共和国档案法》和《山东省中小学校档案管理暂行办法》的有关规定并结合我校实际,按照“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则,经学校研究决定,现就档案查档和阅档事宜规范如下:
一、校内部门查档借档规范规定
  1、凡需要查档或借阅的部门,必须填写《学校科室借阅、复印、查阅申请表》并进行审批。《学校科室借阅、复印、查阅申请表》可从学校网站下载(首页导航—服务保障—档案室管理),查档(借档)经办人应按要求填写所查档案的具体名称、查档(借档)用途,并由所在部门领导签字同意后方可到档案室办理。
  2、档案室将视档案利用的情况,直接办理查档或借档手续,特殊或涉密档案需按照学校保密等有关规定办理。
  3、按照档案室档案利用安全的规定不得借出的档案,借档部门不得借出,使用部门可按照档案室的要求复制或复印使用。
  4、借档逾期不归还、毁损甚至造成档案遗失的属于违法行为,由学校按照《档案法》和《山东省中小学校档案管理暂行办法》的规定处理。
  5、借阅部门归还档案材料时要按照借出时把材料排序分类归档。
二、个人查档规范规定

按照《中华人民共和国档案法》和《山东省中小学校档案管理暂行办法》的要求,档案室也要做好档案服务社会的工作。
  1、外单位人员必须持单位介绍信及身份证或工作证,在表明利用档案的目的和范围并填写《济宁市育才中学档案查阅申请表》履行相关借阅利用手续后可以查阅本人相关档案。《济宁市育才中学档案查阅申请表》可从学校网站下载(首页导航—服务保障—档案室管理)。
  2、经上级主管部门批准,履行相关手续的行政执法部门外借档案应在一周内归还,确需继续利用的,必须到档案室办理续借手续,但外借总时间不得超过一个月。

3、档案利用者要爱护档案,要对档案的保密、安全、完整负责,不得随意增删、涂改、撕毁、转借、更不能丢失,如发现违规者,视情节轻重,上报主管部门处理。情节严重的,按《中华人民共和国档案法》、《山东省中小学校档案管理暂行办法》等规定严肃处理直至追究法律责任。


 

                              济宁市育才中学档案室(校史办)



附件一:流程图

济宁市育才中学档案查询流程图4.jpg


附件二:

2021济宁市育才中学档案查阅申请表.docx


附件三:

2021济宁市育才中学学校科室借阅、复印、查阅申请表.docx



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